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Gestión de Proyectos
La Gestión Integral por Proyectos es una potente herramienta para gestionar proyectos de todo tipo, bien sea para pequeñas empresas, departamentos de empresas grandes, arquitectos o ingenieros.Preguntas Frecuentes sobre Gestión de Proyectos
1. ¿Para quién sirve la Gestión de Proyectos...?
2. ¿Puedo dividir un proyecto en Tareas?
3. ¿Cómo ficho los tiempos empleados?
4. ¿Puedo introducir gastos de viaje?
5. ¿Puedo gestionar artículos?
1. ¿Para quién sirve la Gestión de Proyectos...?
GIP es la abreviatura de Gestor Integral de Proyectos. Su utilidad es muy amplia, ya que GIP es una potente herramienta que permite gestionar un proyecto (o varios a la vez) desde su comienzo hasta el final, controlando todos los aspectos que pueden suceder en el transcurso de dicho proyecto.
Dicho esto, GIP puede ser usado con total garantía por Arquitectos, Abogados, departamentos de empresas en donde su actividad se base en la ejecución de proyectos y también para gremios profesionales así mismo los profesionales autónomos que desarrollen su actividad cotidiana en proyectos, ya sean estos grandes proyectos que tienen una gran duración en el tiempo o pequeños proyectos como pueden ser reformas de medio o de un día de trabajo.
Hay que pensar que GIP se encuentra unido con nuestros programas de facturación y contabilidad (si se desea) y por ello una pequeña reforma de un piso puede contener todos los aspectos de un proyecto, planificado por tareas, gestionar la agenda de cada tarea, controlar gastos recursos, etc. y ser facturados partiendo dicha información desde GIP, bien en su totalidad o en partes del proyecto.
El disponer de GIP le permite tener la información de sus actividades contenida en un sistema de gestión específico para ello, controlar los recursos de su negocio en todo momento y muy importante disponer de un histórico de lo sucedido en sus proyectos en todo momento.
Recuerde que también se puede aprender del pasado para acometer proyectos en el futuro de forma más eficiente.
2. ¿Puedo dividir un proyecto en Tareas?
El programa de Gestión de proyectos (GIP) precisamente permite una división de la totalidad de un proyecto en Tareas, y dichas tareas pueden ser asignadas a personas diferentes, de tal manera que cuando dispongas de las estadística de un proyecto se pueda saber las horas previstas que tenía cada tarea o persona y las horas realmente empleadas al final o durante la ejecución del proyecto, así podremos saber en todo momento las desviaciones habidas y en donde se han producido, para poder tomar las medidas oportunas a tiempo.
Además es posible no solo asignar tareas a personas, sino que también es posible que una tarea sea realizada por un recurso, por ejemplo una máquina, la cual tiene un coste horario determinado el cual debe ser tenido en cuenta a lo largo de la vida de todo el proyecto.
Todo el seguimiento del desarrollo y ejecución de las tareas se puede realizar a través de la información que brinda el gestor de proyectos y adicionalmente de manera visual y gráfica a través del diagrama de Gantt, el cual de un solo vistazo permite obtener una imagen del estado de desarrollo de un proyecto.
3. ¿Cómo ficho los tiempos empleados?
Para disponer de la información en GIP del tiempo empleado en un proyecto es necesario que se introduzcan los tiempos empleados dentro del programa de Gestión de Proyectos. En ocasiones esto tiene su dificultad, sin embargo GIP dispone de diversas soluciones que simplifican este proceso al completo. El sistema dispone de un calendario por persona o recurso, de tal manera que si una persona o recurso comienzan una tarea por ejemplo el lunes por la mañana y la termina el miércoles a las 19h de la tarde, el fichado del bono de trabajo se realiza el lunes y el miércoles, y es el sistema de contabilización de tiempos de GIP será quien calculará en base a su calendario el tiempo real que ha empleado en dicha tarea. Este fichado se puede realizar de dos formas distintas:
A) Cuando se comienza y termina la actividad, para ello GIP al tratarse de un programa ON LINE no es necesario estar físicamente en las oficinas para realizar el fichado, ya que puede realizarse desde cualquier PC conectado a Internet. Pero si esto no fuera posible, también puede realizarse a través de un teléfono móvil con Windows Phone, GIP está especialmente diseñado para que se pueda interactuar sobre él desde cualquier lugar del mundo.
B) Si a pesar de todo ello no es posible fichar cuando se comienza o se termina el trabajo, lo puede realizar después, insertando partes de trabajo en papel, ya que GIP le permite definir la fecha y la hora de inicio y de fin de un bono de trabajo aún estando por ejemplo a finales del mes.
4. ¿Puedo introducir gastos de viaje?
Si, GIP permite de forma expresa la introducción de gastos de viaje e incorporarlos al proyecto que desee, se trata de un gasto específico que está definido de forma concreta, tanto es así que GIP le permite definir los gastos de viaje dependiendo del tipo que quiera, unidades por Km, gasto concreto por ejemplo un viaje de avión, etc.
5. ¿Puedo gestionar artículos?
Si, GIP permite la introducción de artículos en un proyecto. Hay que tener en cuenta que GIP se encuentra conectado con el programa de facturación de MySaaSPlace, lo que permite conectar los artículos en el programa de facturación y venderlos en un proyecto gestionado por el Gestor de Proyectos GIP.
